Objetivo Estratégico 02: melhoria da gestão da informação e do conhecimento

Nesta edição do “Fala aê, guardiã”, conversamos com Maria Eduarda Neres, a guardiã do Objetivo Estratégico 02 (OE2), cujo objetivo é dar visibilidade às iniciativas da Fiocruz Brasília voltadas ao fortalecimento da gestão da informação e do conhecimento, destacando práticas, desafios e avanços institucionais relacionados à organização, à circulação e ao uso estratégico das informações.

Serviço de Planejamento, Orçamento e Finança (Sepof/Fiocruz Brasília): Para começarmos, poderia se apresentar? Conte um pouco sobre sua trajetória,  sua área de atuação e como assumiu o papel de guardiã do OE2.

Maria Eduarda Neres: Sou formada em Arquivologia e pós-graduada em Preservação Digital e Gestão de Projetos. Atualmente atuo na Coordenação de Gestão (CG/Fiocruz Brasília), com foco em iniciativas relacionadas à gestão documental. O convite para assumir o papel de guardiã do OE2 surgiu justamente pela proximidade entre a temática do objetivo e minha área de atuação profissional, além da minha formação acadêmica, que dialoga diretamente com os desafios institucionais ligados à organização, à circulação, à preservação e ao uso estratégico das informações. Ao longo dessa trajetória, venho acompanhando iniciativas voltadas ao fortalecimento da gestão da informação na Fiocruz Brasília.

Sepof: O que representa, para você, trabalhar com a gestão da informação e do conhecimento em uma instituição pública como a Fiocruz Brasília?

MEN: Trabalhar com a gestão da informação e do conhecimento em uma instituição pública como a Fiocruz Brasília representa atuar diretamente no fortalecimento da memória institucional, da transparência, da tomada de decisão e da capacidade da instituição de gerar impacto social. Esse trabalho envolve criar condições para que o conhecimento produzido circule de forma estratégica, acessível e segura, apoiando tanto as atividades administrativas quanto as ações finalísticas da instituição, como pesquisa, ensino, inovação e cooperação em saúde.

Sepof: Na sua visão, qual é a importância da informação e do conhecimento para fortalecer a atuação institucional da Fiocruz Brasília?

MEN: A informação e o conhecimento são fundamentais para fortalecer a atuação institucional da Fiocruz Brasília porque apoiam desde a tomada de decisão até a construção de respostas mais qualificadas para a sociedade. Quando as informações estão organizadas, acessíveis e compartilhadas entre as áreas, a instituição ganha em integração, continuidade das ações e eficiência dos processos. Além disso, o conhecimento produzido possui valor estratégico, pois permite transformar experiências e aprendizados em inovação, melhorias institucionais e apoio às políticas públicas em saúde.

Sepof: Por que é estratégico para a Fiocruz Brasília investir na melhoria da gestão da informação e do conhecimento?

MEN: Investir na melhoria da gestão da informação e do conhecimento é estratégico porque a informação está presente em todas as atividades desenvolvidas pela Fiocruz Brasília, desde os processos administrativos até as ações de pesquisa, ensino e cooperação em saúde. Em um contexto cada vez mais digital e colaborativo, aprimorar a forma como essas informações são organizadas, compartilhadas e preservadas contribui para ampliar a eficiência institucional, fortalecer a integração entre as áreas e apoiar decisões mais ágeis e qualificadas.

Sepof: Como esse objetivo contribui para fortalecer a tomada de decisão, a memória institucional e a articulação entre áreas?

MEN: Esse objetivo contribui principalmente ao trazer visibilidade para a gestão estratégica da informação e do conhecimento dentro da instituição. Mesmo em fase inicial, ele já permite ampliar discussões sobre organização da informação, compartilhamento de conhecimentos e preservação da memória institucional. A realização da Avaliação do Grau de Maturidade em Gestão do Conhecimento, por exemplo, representa um passo importante para identificar desafios, oportunidades e aspectos que ainda precisam ser fortalecidos. A partir desse diagnóstico, será possível direcionar futuras ações voltadas ao aprimoramento dos fluxos informacionais, de articulação entre áreas e dos processos de tomada de decisão.

Sepof: O OE2 dialoga diretamente com temas como transparência, colaboração e aprendizagem institucional. Como esses elementos aparecem no cotidiano da unidade?

MEN: O OE2 dialoga diretamente com temas como transparência, colaboração e aprendizagem institucional porque a própria atuação da Fiocruz Brasília é baseada na articulação e circulação do conhecimento. No cotidiano institucional, isso se manifesta na construção conjunta de iniciativas, no compartilhamento de informações entre áreas e na atuação em rede para apoiar processos de gestão e fortalecer ações institucionais. A aprendizagem institucional também está presente nas ações de formação conduzidas pela Escola de Governo Fiocruz-Brasília (EGF-Brasília) e pela Universidade Aberta do Sistema Único de Saúde (UNA-SUS), que contribuem para a disseminação do conhecimento e para a troca de experiências entre profissionais e instituições. Nesse contexto, o OE2 reforça a importância de estruturar melhor os fluxos informacionais e ampliar a integração entre as áreas, favorecendo a preservação da memória institucional e o compartilhamento do conhecimento produzido pela instituição. 

Sepof: A Fiocruz Brasília utiliza diferentes sistemas voltados à gestão da informação e do conhecimento. Como o mapeamento desses sistemas pode contribuir para melhorar a integração e o acesso às informações institucionais? 

MEN: O mapeamento dos sistemas de Gestão da Informação e do Conhecimento é importante porque permite compreender melhor como as informações circulam, onde estão armazenadas e quais são os principais desafios relacionados ao acesso, ao compartilhamento e à integração entre as áreas. A partir desse levantamento, torna-se possível identificar redundâncias, lacunas, fragilidades e oportunidades de melhoria, contribuindo para uma gestão mais integrada, eficiente e alinhada às necessidades da unidade. Além disso, esse processo auxilia no fortalecimento da governança da informação e na redução da fragmentação dos conhecimentos produzidos pela instituição.

Sepof: A aplicação de um instrumento de avaliação da maturidade em gestão do conhecimento representa um passo importante para o diagnóstico institucional. O que a Fiocruz Brasília espera aprender a partir desse processo?

MEN: A Avaliação do Grau de Maturidade em Gestão do Conhecimento representa uma oportunidade importante para que a Fiocruz Brasília compreenda melhor seu cenário atual em relação à gestão da informação e do conhecimento. A expectativa é identificar potencialidades, desafios e aspectos que ainda precisam ser fortalecidos, especialmente relacionados ao compartilhamento do conhecimento, à integração entre as áreas, aos fluxos informacionais e à preservação da memória institucional. Mais do que um diagnóstico, esse processo pode apoiar a construção de estratégias futuras mais alinhadas às necessidades da instituição e à realidade das equipes.

Sepof: O monitoramento do objetivo também aponta a necessidade de integrar informações entre as áreas e compreender melhor os gargalos de acesso ao conhecimento. Como esse processo tem sido conduzido?

MEN: O processo ainda está em construção e, neste momento, está voltado à pesquisa e definição de estratégias para aplicação de um instrumento consistente e aderente à realidade da Fiocruz Brasília, capaz de avaliar o grau de maturidade da Gestão da Informação e do Conhecimento na unidade. A proposta é que essa avaliação alcance as quatro grandes áreas institucionais: Direção, Coordenação de Gestão, Coordenação de Programas e Projetos e EGF-Brasília, permitindo uma visão mais integrada sobre como a informação e o conhecimento são produzidos, compartilhados, acessados e utilizados no cotidiano. A expectativa é que esse diagnóstico contribua para identificar potencialidades, desafios e oportunidades de fortalecimento da Gestão da Informação e do Conhecimento na instituição.

Sepof: De que forma o OE2 contribui para fortalecer a memória institucional e evitar a perda de conhecimentos importantes para a organização?

MEN: O OE2 contribui para fortalecer a memória institucional ao incentivar práticas voltadas à organização, ao registro, ao compartilhamento e à preservação das informações e dos conhecimentos produzidos pela Fiocruz Brasília. Além disso, busca reduzir a perda de conhecimentos importantes, especialmente aqueles que, muitas vezes, permanecem concentrados de forma tácita nas equipes e setores, fortalecendo a continuidade das ações e a circulação do conhecimento institucional.

Sepof: Como práticas mais estruturadas de gestão da informação podem apoiar a inovação, a pesquisa e a educação na Fiocruz Brasília?

MEN: Práticas mais estruturadas de gestão da informação contribuem para que conhecimentos, dados e experiências institucionais sejam mais organizados, acessíveis e compartilhados entre as áreas. Isso fortalece a inovação, a pesquisa e a educação ao facilitar o acesso a informações estratégicas, apoiar a produção de conhecimento, reduzir retrabalho e estimular a colaboração entre equipes, pesquisadores e profissionais da instituição.

Sepof: O que pode acontecer quando instituições públicas não possuem processos organizados de gestão do conhecimento?

MEN:  Sem processos organizados de gestão do conhecimento, as instituições tendem a repetir erros, perder aprendizados importantes e enfrentar mais dificuldades para transformar experiências em melhorias concretas. Com o tempo, informações ficam dispersas, áreas passam a trabalhar de forma desconectada e decisões podem ser tomadas sem considerar conhecimentos já produzidos pela própria instituição. Isso impacta diretamente a inovação, a eficiência dos processos e a continuidade das ações institucionais.

Sepof: Se você tivesse que resumir o OE2 em uma frase inspiradora, qual seria?

MEN:  Fortalecer a gestão da informação e do conhecimento é transformar experiências em memória, integração em colaboração e informação em futuro para a Fiocruz Brasília.

Sepof: Que mensagem você deixaria para colegas sobre a importância de compartilhar informações e construir conhecimento de forma colaborativa?

MEN:  Conhecimento só gera transformação quando deixa de estar isolado e passa a ser compartilhado.